Kho hàng là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ logistics. Kho hàng hiện nay không chỉ là nơi để lưu giữ hàng hóa mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến tính linh hoạt trong hoạt động của các công ty logistics tại Việt Nam. Quản lý kho hàng trong logistics ảnh hưởng đến cả sự hài lòng của khách hàng và chi phí của chuỗi cung ứng. Do đó, đây là yếu tố chính cho khả năng sinh lợi và khả năng cạnh tranh của công ty bạn.
Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho hàng trong lĩnh vực lưu trữ. Có thể áp dụng cho cả kho hàng lớn hoặc nhỏ, kho thành phẩm hoặc kho nguyên liệu. Đây sẽ là chìa khóa để bạn quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
Hoạt động quản lý kho hàng trong logistics
Quản lý kho hàng trong logistics bao gồm thiết kế và thực hiện một loạt các quy trình để tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa, đảm bảo những lợi ích sau:
– Đảm bảo nhận dạng chính xác của sản phẩm.
– Giảm thiểu việc xử lý hàng hóa.
– Tiến hành quá cảnh hàng hóa qua kho.
– Tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn.
– Giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu.
– Đảm bảo giao hàng đúng thời gian và chính xác.
– Nâng cao năng suất của nhân viên.
– Chi phí hoạt động thấp hơn.
– Lập sơ đồ và phổ biến đến nhân viên
Quy trình quản lý kho hàng
- Lập sơ đồ và phổ biến đến nhân viên
Thủ kho cần lập sơ đồ kho thông qua kệ lưu trữ hàng hóa phân bổ hàng theo khu vực kệ. Đánh dấu bằng thẻ kho ngay ngoài dãy kệ. Khi cập nhật hàng hóa mới, thay đổi số lượng hàng trong kho thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ ghi rõ ngày tháng cập nhật. Phổ biến sơ đồ, quy định, lưu ý đến mọi nhân viên hoạt động trong nhà kho để thống nhất khi xuất nhập hàng hóa. Yêu cầu tuân thủ các quy định chung để đem lại hiệu quả trong khi làm việc.
- Kiểm soát hàng hóa xuất nhập
Với mọi đơn hàng phải kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định. Bàn giao, nhận chứng từ giao hàng, xuất hàng. Lưu trữ chứng từ để bàn giao theo đúng quy định từ lãnh đạo.
- Kiểm soát hàng tồn kho
Thông qua phần mềm quản lý kho thì những người quản lý kho không chỉ biết danh sách sản phẩm còn lại trong kho của, mà còn biết nó nằm ở đâu.
- Chuẩn bị hàng:
Lúc này hoạt động trong kho hàng cần thực hiện các hoạt động nhằm lựa chọn và thu thập các sản phẩm trong kho của chúng tôi để thực hiện việc giao hàng.
- Giao hàng:
Thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa để đảm bảo vận đơn phù hợp với hàng hóa và tải trọng của chúng trong phương tiện vận chuyển hàng hóa tương ứng.
Phân loại quản lý kho hàng trong logistics
Kho hàng trong logistics được phân chia thành 3 loại sau đây:
Kho Ngoại Quan
Kho ngoại quan là kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh, xây dựng trên lãnh thổ Việt Nam. Sử dụng để tạm lưu trữ, bảo quản, thực hiện dịch vụ như đóng gói, chia tách hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng nội địa xuất khẩu ra nước ngoài. Quy định của hoạt động này căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng.
Kho CFS (Container Freight Station)
Kho CFS là hệ thống kho bãi được sử dụng để tập kết hàng lẻ xuất nhập khẩu hay còn gọi là hàng LCL. Hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển bằng container. Tuy nhiên không phải lô hàng nào cũng có thể vừa vặn lấp đầy một container hàng. Chính vì vậy CFS sẽ giúp chia tác hoặc thu gom hàng của nhiều lô hàng vào cùng một container. Giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng trong logistics tiết kiệm chi phí; vừa tối ưu khả năng vận chuyển hàng hóa.
Kho hàng bảo thuế (Bonded factory)
Kho bảo thuế là kho hàng công ty, doanh nghiệp thuê để chứa vật tư, nguyên liệu đã thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho bảo thuế. Tổng cục trưởng cục Hải Quan có quyền cấp quyết định thành lập, thu hồi giấy phép, gia hạn kho bảo thuế cho các doanh nghiệp. Hàng hóa thường từ các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các doanh nghiệp sản xuất trong nước rồi tái xuất khẩu.
Giải pháp quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả
Để quản lý kho hàng trong logistics một cách hiệu quả bạn cần kết hợp các thiết bị hỗ trợ thông minh; các phương thức quản lý sắp xếp hiện đại. Tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm để đem lại tính chính xác, an toàn, lâu dài cho hoạt động lưu trữ. Một số phương pháp bạn có thể lựa chọn kết hợp áp dụng với nhà kho của mình:
– Quy hoạch kho theo từng khu vực
– Phương pháp FIFO hoặc LIFO
– Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch
– Sắp xếp theo mã SKU
– Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
– Vẽ sơ đồ lưu trữ hàng hóa để dễ kiểm soát
– Tổ chức nhân sự của kho thường xuyên
– Xây dựng quy trình quản lý kho hàng rõ ràng
– Đầu tư phần mềm chuyên nghiệp
Việc quản lý tối ưu kho hàng sẽ phản ánh các dịch vụ bổ sung, giảm chi phí và giá trị. Tất cả những điều này có thể đóng góp cho chuỗi cung ứng của bạn để đảm bảo công ty của bạn tiếp tục đáp ứng các mục tiêu lợi nhuận. Những kinh nghiệm quản lý kho hàng trong logistics mà Kệ Sắt Quang Minh chia sẻ trên đây; hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho doanh nghiệp có mảng dịch vụ kho bãi.
